متابعة العملية
في بعض الأحيان من يذهل المرء من عدد الخطوات التي تحتاج أن تمر بها مهمة ما قد تبدو بسيطة قبل إنهائها. لقد رأينا ما لا يقل عن 20-30 “قفزة” على طول الطريق، خاصة عند تفحص أنواع المهام التي تتطلب العديد من الذهاب والإياب بين الناس. ورغم الاعتقاد بأن معظم العمليات أبسط بكثير من هذا، فإنها أكثر تعقيدا مما يعتقد المرء في البداية.
هناك فائدة إضافية لاستخدام “المعاون اليسير” لإدارة أعباء العمل بشكل أكثر كفاءة، فعندما تنتقل المهمة من شخص إلى آخر، يتم تسجيل هذا الحدث تلقائيا في سجّل الأحداث. فسجّل الأحداث يعمل كمدونة تسجّل من فعل ماذا ومتى على مدار العملية. وسجل مراجعة الحساب هذا يمكن استخدامه في للحصول على أفكار جديدة في كيفية توجيه المهام وضبط العمليات الخاصة بك.
وفيما يلي ثلاث أفكار في كيفية استخدام هذه السجلات لدراسة وتحسين العمليات الخاصة بك:
- يمكنك القيام بمسح دوري لسجلات الأحداث ذات مهام معينة تشكل مشكلة لك. وبهذا المسح يمكنك وبسرعة مشاهدة الفرص لإزلة الحواجز أو التقليل من تكرار العمل. في بعض الأحيان فإن تغيير بسيط لسياسة العمل يحدث فرقا كبيرا.
- يمكنك عزل عدد من المهام المتشابهة وتوثيق العملية في مخطط بياني، فوجود عدة مهام للنظر إليها يساعدك على رؤية التباديل النموذجية عندما لا تسير الأمور كما هو مخطط لها. وبمجرد انتهاء المخطط البياني (ووضع الاستثناءات جميعهاعليه)، يمكنك تصميم إجراءات جديدة لتحسين العمليات. ويمكن لهذه المخططات البيانية أيضا أن تعمل على العمليات الجديدة الخاصة بك والسياسات ذات الصلة لإدارة الفرق ذات الوظائف المتعددة.
- 3. يمكنك تعيين مستشار لإدارة الأعمال يأتي ويساعد في توثيق وإعادة تصميم مجالات محددة في العمليات الخاصة بك. ويمكن لسجلات الأحداث هذه أن توفر الكثير من وقت الاستشارات وأن تعطى المستشار معلومات قيّمة وحقيقية لوضع توصيات حاسمة وأكثر تفصيلا من أجل التغيير. فإذا لم يكن لديك مستشار لهذا النوع من التحليل، يمكننا توفير هذه الخدمات لك.